北京杨飞云油画艺术基金会
文件档案归档管理办法(试行)
2017年6月20日修订
第一条 为保证基金会文件材料归档完整,便于使用查询,使文件材料更好地得到保存,制定本办法。
第二条 收集归档范围
(一)上级机关的文件材料
1. 民政局和文化局等相关的上级机关制发的与北京杨飞云艺术基金会相关联的所有函件
(二)基金会的文件材料(信息公开内容需增加)
1. 基金会召开的历届理事会的全套会议文件材料和声像材料;
2. 基金会召开的历年工作会议及专题会议的全套文件材料和声像材料;
3. 基金会形成的文件、材料、纪要、简报、年鉴等原件及签发稿、重要修改稿等;
4. 以基金会名义主办或与其他单位联合举办(含协办)的重要活动(含艺术节、展演等)、评奖等形成的全套文件材料和声像材料(包括活动请示、方案、签订的合同协议、经费预算等全部有关材料);
5. 基金会与其他单位联合制发的正式文件原件、签发稿及重要修改稿;
6. 基金会的各类报告、请示原件、签发稿及批示后的原件或批复(包括报秘书长、理事长、副理事长以及文化局分管领导以及相关部门等);
7. 基金会领导制定的章程、制度、工作条例、管理规定、办法等文件材料;
8. 基金会领导的工作计划、总结等;
9. 基金会领导(含上报和下批)人事任免(含备案)、奖惩、调配、培训、职工录用、转正、定级、调资、人事考核、专业职称评审、聘任、职工名册,离退休、停薪留职、辞职、死亡、抚恤等文件材料;
10. 基金会在外事活动中形成的请示、报告、计划、审批手续、执行日程,考察总结、参加国际会议和接待来访外宾的会议记录、纪要、重要简报、互赠礼品清单、工作往来电话记录、传真等文件和声像材料等;
11. 基金会房产、土地所有权和使用权的文件材料;
12. 基金会与有关单位签订的合同、协议、协定、议定书等文件材料;
13. 基金会办公设备、用品、车辆等物资采购计划、审批手续、招投标、购置、车辆调拨、保险、事故、转让等文件材料。
(三)基金会和非隶属机关的文件材料
1. 有关业务机关对基金会专项业务工作检查形成的重要文件材料;
2. 非隶属机关与基金会联系、协商工作的来函、请示、复函、批复等文件材料。
第三条 档案的收集和整理
档案的收集由活动或事件的第一责任部门负责收集并做初步整理。
(一)档案资料的收集
基本原则:保证活动和事件的全部内容的完整。
档案资料的收集包括文字材料请示、批复、预算等;图片、音像资料的电子文件或光盘、录像带等;报刊等宣传资料。
(二)档案资料的整理
基本原则:保证文件材料之间的有机联系和基本顺序,便于归档人员的详细整理和日后的检索使用。
1. 文字材料要按照发生的顺序进行整理并附带全部电子文件;
2. 图片要在背面注明时间、地点、事件、人物及相应的电子数码文件(文件名要包括时间、地点、事件、人物);
3. 音像资料的电子文件或光盘、录像带中的领导讲话要整理成文字稿,并在音像资料的文件名中注明时间、地点、事件、人物,光盘和录像带封套上也要注明时间、地点、事件、人物。
第四条 档案归档要求
(一)基金会召开的会议文件材料、图片和声像材料
1. 基金会召开的理事会议、工作会议及专题会议的会议文件材料和声像材料,由承办部门人员负责收集齐全,于活动会议后一个月内整理归档;
2. 基金会讨论通过的会议文件材料、会议记录、纪要于第二年6月底前整理归档。
(二)基金会主办、协办、承办活动的文件材料和声像材料
1. 以基金会名义主办的各项活动形成的全套文件材料和声像材料,由基金会项目部负责收集齐全,于第二年3月底前向秘书处进行移交,秘书处须在6月底前整理归档;
2. 基金会与其他单位联合举办的活动形成的文件材料和声像材料,由主办单位或牵头单位具体承办部门负责收集原件,协办单位负责收集复制件齐全后,于第二年3月底前向秘书处进行移交,秘书处须在6月底前整理归档;
3、项目档案资料内容
l 项目的管理办法及各项规章制度材料;
l 项目建议书、项目论证、项目预算及项目立项审批材料;
l 项目捐赠协议、项目资助协议、备忘录、补充协议等项目管理材料;
l 公益资助项目、种类、申请条件和评审程序文字资料;
l 项目活动计划、方案、会议议程、讲话文稿及项目评审情况材料;
l 依照公开程序选定资助对象的证明材料;
l 项目资助的人员名单及项目监督,反馈材料;项目中期报告;
l 项目开展活动的照片、新闻通稿、媒体报道、宣传画册及影视资
l 料;
l 画作拍照,捐赠协议,评估证明方可入库
l 项目审计(内审)材料、项目决算报告;
l 项目简报、项目总结及项目评估资料;
l 志愿者活动资料
(三)基金会文件、基金会与有关单位联合制发的文件连同签发稿由秘书处按发文号收集齐全,于第二年3月底前整理归档;
(四)案卷标题的拟写要简明确切,卷内文件目录应按排列顺序逐件填写,去掉金属物,装订整齐规范,便于保管利用;
(五)基金会业务部门应在翌年3月31日前将应归档文件材料向基金会秘书处移交,任何人不得据为已有或者拒绝归档。移交时须清点核对,双方履行签收移交手续。秘书处应在6月30日前整理完毕并归档。
第五条 本办法自发布之日起施行。